O fim de ano é tradicionalmente marcado pelo aumento significativo no consumo e na movimentação logística, principalmente por conta de datas como Black Friday, Natal e Ano Novo. Desse modo, para empresas dos mais diversos segmentos, esse período pode representar tanto uma grande oportunidade de crescimento quanto um desafio operacional.
Pensando nisso, a TRF Logística elenca dicas cruciais para esse período de alta demanda, para garantir que as operações se mantenham mais eficientes mesmo no período de fim de ano.
Planejamento com antecedência
A preparação para o fim de ano não deve começar em novembro, mas sim, meses antes. Sendo assim, é de suma importância prever cenários, estabelecer metas, revisar processos e estimar demandas com base em históricos, principalmente a fim de minimizar os riscos. Além do mais, ferramentas de análise de dados são os maiores aliados na interpretação de tendências e na previsão de vendas, possibilitando ajustar níveis de estoque, equipes e processos logísticos.
Reforço temporário das equipes
Aumento de demanda, geralmente significa aumento de volume operacional. Dessa maneira, para garantir a mesma eficiência nos serviços prestados, é feita a contratação dos colaboradores temporários para atendimento, logística, expedição e suporte evitando sobrecarga da equipe fixa.
Contudo, além da contratação, é crucial um treinamento rápido, mas efetivo, focado em procedimentos críticos e integrados com sistemas e no padrão de qualidade da empresa.
Otimização e automação de processos
Com a automatização de etapas operacionais, como emissão de notas, etiquetagem, separação de pedidos e acompanhamento de pedidos, permite-se minimizar erros e agilizar o fluxo.
Por outro lado, softwares de gestão integrados (ERP, WMS, OMS) ajudam a acelerar tarefas repetitivas e ainda oferecem visibilidade em tempo real sobre o funcionamento da operação.
Gestão estratégica de estoques
Em períodos de alta demanda manter o equilíbrio entre o estoque excessivo ou insuficiente é considerado primordial para as operações. Com isso, a reposição deve ser planejada com base em itens de maior giro, margem e previsões de vendas. Assim, deve-se adotar estratégias que aprimorem a gestão de estoque, tais como:
- Criar categorias como produtos críticos, produtos estratégicos e produtos sazonais.
- Realizar inventários críticos a fim de evitar divergências.
- Considerar parcerias com fornecedores para entregas mais rápidas ou volumes emergenciais.
Logística integrada e flexível
De modo geral, a logística é um dos maiores gargalos no período de alta demanda. Por essa razão, buscar alternativas é uma forma de reduzir riscos e atrasos.
Posto isso, entre as principais práticas adotadas estão:
- Utilizar múltiplas transportadoras.
- Adotar modelos híbridos de envio (curva A por operadores premium, curva C por operadores econômicos).
- Avaliar centros de distribuição regionais com intuito de diminuir prazos.
Comunicação clara com clientes
Em momentos de grande movimentação, a transparência é um dos aspectos fundamentais. Pois, informar prazos realistas, condições de entrega, políticas de troca e possíveis variações no tempo de resposta é o que auxilia a gerenciar expectativas e bem como aumenta a confiança do cliente.
Em razão disso, chatbots e atendimento omnichannel aceleram a comunicação e reduzem filas de suporte.
Monitoramento constante e indicadores de desempenho
Durante o pico, é importante que seja feito o acompanhamento de métricas diariamente. Logo, alguns KPIs úteis são:
- Tempo médio de separação e expedição;
- Taxa de ruptura de estoque;
- Índice de retrabalho ou erros de envio;
- SLA de entrega;
- Satisfação do cliente (NPS).
Neste sentido, a partir de dados atualizados, ajustes rápidos podem ser feitos ao longo do período.
Portanto, o período de alta demanda no fim de ano requer adoção de planejamento, tecnologia, reforço humano e acompanhamento inteligente, para que as empresas possam transformar esse momento em um diferencial competitivo