De modo geral, o processo de embarque de uma carga refere-se a etapa logística que abrange a preparação, a movimentação e o envio das mercadorias. Desse modo, o embarque geralmente é feito no ponto de origem, seja ele um armazém, fábrica ou centro de distribuição, e os itens seguem até o destino final que tanto pode ser um porto, aeroporto, cliente final ou outro ponto da cadeia de suprimentos.
Neste contexto, a TRF preparou um checklist completo para realizar o embarque adequado da sua carga. Confira!
Documentação completa e correta
Primeiramente, para embarcar adequadamente as mercadorias para o transporte de cargas torna-se necessário estar com toda documentação em dias. Assim sendo, entre os quais podemos destacar:
- Nota Fiscal eletrônica (NF-e) emitida corretamente
- Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFE)
- Conhecimento de Transporte (CT-e)
- Manifesto de Carga (MDF-e)
- Certificados específicos (ANVISA, MAPA, INMETRO, etc.)
- Documentos de importação/exportação (para cargas internacionais)
- Declaração de conteúdo (para embarques sem valor comercial)
Preparação da carga
Outra etapa importante antes do embarque é a preparação da carga, o qual tem como intuito garantir a proteção devida dos itens, além de identificá-los corretamente. Logo, são adotadas práticas como:
- Embalagem adequada ao tipo de carga e conforme suas exigências (papelão, madeira, plástico, etc)
- Etiquetagem correta com identificação dos produtos
- Lacres de segurança, para determinados tipos de cargas quando necessário
- Proteções adicionais, como plástico filme, cantoneiras, espumas e outros
- Paletização, quando necessário e de acordo com o padrão
- Conferência e registro do peso e dimensões
Verificações da transportadora
É de suma importância verificar alguns aspectos referentes a transportadora antes do embarque da carga, tais como:
- Conferir a habilitação da transportadora na ANTT
- Tipo de veículo adequado a sua mercadoria (baú, graneleiro, frigorífico, etc.)
- Garantir que a manutenção do veículo esteja em dia
- Seguro de carga (RCTR-C, RC-DC, etc.) contratado
- Se o motorista é treinado e capacitado para realizar as atividades e se possui CNH adequada
- Averiguar a documentação do veículo e do motorista
Checklist no carregamento
Em geral, o checklist da carga envolve alguns elementos antes de realizar o carregamento, a exemplo disso estão:
- Conferência da carga com sua nota fiscal
- Ordem correta de carga tanto por rota ou por prioridade de entrega
- Avaliar se a carga está bem distribuída e fixada
- Registro fotográfico do carregamento (opcional, mas recomendado)
- Assinatura do canhoto da NF ou termo de responsabilidade
Procedimentos finais
Por fim, a etapa final do checklist antes do embarque, contempla o uso de sistemas para assegurar que haja um monitoramento e organização de todo processo do transporte. Em razão disso, são adotadas as seguintes práticas:
- Ativação do sistema de rastreamento, indicado por numeração específica
- Alerta ao destinatário sobre a previsão de entrega (com acompanhamento pelo sistema de rastreio)
- Atualização de status em sistema (ERP/TMS, quando utilizado)
- Armazenamento digital dos documentos (backup)
- Emissão de protocolo ou comprovante de embarque